CÁC TIỆN ÍCH TRONG QUẢN LÝ BỆNH VIỆN

1. Hệ thống giao tiếp nội bộ bệnh viện

Tiện ích bản tin: Bệnh viện luôn luôn phát sinh các thông tin cần thông báo cho nhau biết. Ví dụ: khoa dược thông báo thuốc gần hết hạn, đề nghị bác sĩ tăng cường sử dụng. Phòng KHTH thông báo chương trình sinh hoạt khoa học kỹ thuật, phòng CNTT thông báo nâng cấp tính năng phần mềm… Các thông báo này trước nay được gửi đi bằng văn bản giấy hoặc gọi điện thoại. Ngày nay, bằng hệ thống máy tính đã có thể gửi thông tin đến từng người dùng.

Tiện ích forum: Các thông tin được gửi đi có thể được thảo luận, gửi câu hỏi và trả lời… Việc trao đổi này có thể giúp tăng cường độ rõ ràng của thông tin. 

Tiện ích hội chẩn: Forum có thể dùng để hội chẩn giữa các bác sĩ với nhau. Các bác sĩ có thể đưa thông tin bệnh án vào mục Forum để các bác sĩ cùng nhau thảo luận.

Tiện ích báo lỗi: Trong quá trình hoạt động của bệnh viện, nhiều thành viên cùng tham gia có thể xảy ra các sai sót, sai lầm một cách vô ý hoặc cố ý. Nếu các sai sót đó được phát hiện sớm và xử lý sớm thì sẽ giúp nâng cao chất lượng hoạt động của bệnh viện.

Các sai sót hoặc lỗi được phân loại để quản lý.

• Lỗi do làm sai quy trình.

• Lỗi do vô ý.

• Lỗi do cố ý.

Khi một nhân viên bệnh viện phát hiện một sai sót sẽ ghi báo cáo vào phần mềm và nội dung sẽ chuyển đến cho người có trách nhiệm để tìm hiểu, phân loại và xử lý.

Các tiện ích kể trên giúp hoạt động của BV “trơn tru” hơn.

2. Hệ thống giao tiếp với bệnh nhân

Tiện ích chăm sóc khách hàng: Những thông tin được trích xuất từ danh sách bệnh nhân, hẹn tái khám… sẽ được trích xuất cho bộ phận chăm sóc khách hàng để chuyển thông tin đến cho bệnh nhân. 

Ví dụ: nhắc nhở tái khám, nhắc chủng ngừa, nhắc uống thuốc, gửi tài liệu liên quan đến bệnh tật và chăm sóc sứa khỏe cho bệnh nhân, chúc mừng sinh nhật, gửi các thông tin khuyến mãi, thông báo cách chính sách thay đổi có lợi cho bệnh nhân…

Tiện ích bệnh án Online: Bệnh viện xuất thông tin bệnh án của bệnh nhân vào website của bệnh viện để bệnh nhân có thể truy cập thông tin của mình.

Website Online: Website online giúp bệnh nhân tham khảo phạm vi hoạt động của bệnh viện, bảng giá dịch vụ, cách thức chuẩn bị để tiến hành khám chữa bệnh, đăng ký khám bệnh và xem bệnh án… Website cũng là nơi để tiếp nhận phản ánh của bệnh nhân về độ hài lòng của họ đối với các dịch vụ bệnh viện.

3. Thẻ thanh toán:

Một số bệnh viện đưa ra yêu cầu cung cấp cho bệnh nhân một thẻ thanh toán theo kiểu vào công viên trò chơi, khách hàng dùng thẻ để quẹt, thanh toán cho các dịch vụ mà mình muốn sử dụng. Tuy nhiên hình thức này không phù hợp cho mô hình bệnh viện.

Đối với hoạt động trò chơi, khách hàng là người quyết định tham gia trò chơi nào và tự quẹt thẻ trả tiền. Chơi đến đâu trả tiền đến đó. Đối với bệnh viện thì người mua dịch vụ và thuốc men không phải là bệnh nhân mà là bác sĩ. Chính bác sĩ quyết định giúp bệnh nhân phải sử dụng dịch vụ y tế nào, dùng thuốc nào, số lượng bao nhiêu, giá phải trả là bao nhiêu. Thời điểm trả phí là lúc bác sĩ kê chỉ định và kê đơn thuốc chứ không phải lúc bệnh nhân thực hiện dịch vụ xét nghiệm hay siêu âm. Hơn nữa việc gắn các máy thanh toán tại tất cả các vị trí dịch vụ là không thực tế, tạo thêm tốn kém, dây nhợ. Khi áp dụng cách này, bệnh nhân sẽ phiền hà hơn, số lần giao dịch sẽ tăng lên: một lần tạm ứng, một lần hoàn ứng tiền dư trong thẻ, nhiều lần quẹt thẻ cho mỗi lần thực hiện CLS, mua thuốc… Việc cà thẻ sẽ gây lây nhiễm bệnh giữa các bệnh nhân với nhau. Nếu mất thẻ thì mọi chuyện càng phiền phức hơn.

Trong khi đó, nếu ứng dụng chức năng Tài khoản bệnh nhân hay còn gọi là ví điện tử thì hệ thống phần mềm đã tự nhận biết số tiền còn lại trong tài khoản bệnh nhân, biết dịch vụ nào bệnh nhân đã sử dụng để trừ vào tài khoản tự động. Bệnh nhân chỉ cần có 2 lần giao dịch: 1 lần tạm ứng và một lần hoàn ứng. Các giao dịch trả phí khác hoàn toàn tự động chạy ngầm mà không cần quẹt thẻ.

4. Hệ thống bắt số tự động

Tại một số văn phòng giao dịch như ngân hàng có máy rút số tự động để chờ đến phiên giao dịch. Các giao dịch này hầu hết là "một cửa", khách hàng đến bất cứ quầy nào cũng được xử lý như nhau. 

Tuy nhiên, đối với bệnh viện thì việc giao dịch của bệnh nhân không phải là một cửa mà là một chuỗi liên tiếp của các công đoạn khám chữa bệnh: đăng ký, trả phí → khám → xét nghiệm, siêu âm, x quang → kê đơn → thanh toán cuối → mua thuốc… Và mỗi công đoạn đểu phải xếp hàng. 

Như vậy, không thể dùng chung một hệ thống bắt số cho tất cả các công đoạn dịch vụ mà phải có một hệ thống phức tạp hơn, đó là các thuật toán để phân phối bệnh nhân vào các khu vực dịch vụ tương ứng. Số thứ tự được hệ thống phần mềm tính toán riêng cho từng công đoạn. 

Thậm chí, đối với các hệ thống lớn như phòng chụp X quang có nhiều máy cùng hoạt động thì phần mềm phải điều phối bệnh nhân vào từng máy chụp x quang sao cho tất cả các máy cùng hoạt động không thiên vị. Vì vậy, hệ thống bắt số tự động ở bệnh viện không đơn giản là cấp số thứ tự ngay khi bệnh nhân vào viện mà phải là thuật toán nhận biết bệnh nhân đã hoàn thành đến giai đoạn nào, bước tiếp theo sẽ làm gì và sẽ sắp vào thứ tự nào tại công đoạn kế tiếp.

Việc cấp số thứ tự này được in vào các giấy tờ của các bước trước đó để bệnh nhân biết được mình sẽ làm gì ở khâu tiếp theo sau.