CẦN CHUẨN BỊ GÌ CHO TRIỂN KHAI HỆ THỐNG PHẦN MỀM?

Khi trang bị hệ thống phần mềm thì mỗi người sẽ có yều cầu tính năng sữ dụng khác nhau tùy vị trí công việc.

1. Quản lý thay đổi

Các vấn đề khi triển khai phần mềm QLBV lần đầu tiên

Việc trang bị một hệ thống CNTT QLBV là một cuộc cách mạng lớn trong hoạt động bệnh viện, đụng đến hoạt động của tất cả mọi người trong bệnh viện từ giám đốc đến y tá. Sự thay đổi đó sẽ gặp phải nhiều khó khăn to lớn.

• Chi phí trang bị phần cứng, phần mềm: chi phí CNTT là một số tiền lớn, ảnh hưởng đến ngân sách bệnh viện, do đó BV phải cân nhắc về lợi ích trước mắt và lợi ích lâu dài, tính toán cân bằng “giá trị - hiệu quả” (cost - benefit) để mọi người đều nhất trí. BV phải tìm được nguồn tài chính, từ quỹ hoạt động thường xuyên của bệnh viện, xin trợ cấp từ cơ quan chủ quản hoặc giải pháp thuê phần mềm. Thuê phần mềm là một giải pháp tốt cho vấn đề này.

• Sự phản kháng của một số bộ phận đang hưởng lợi ích từ hệ thống cũ: do hoạt động BV thiếu sự kiểm soát chặt chẽ nên một số bộ phận lợi dụng kẽ hở để tìm kiếm lợi ích riêng. Khi hệ thống CNTT được cài đặt, các lỗ hổng quản lý được kiểm soát, những người đang được hưởng lợi sẽ tìm cách chống đối hoặc phá phách để công việc triển khai bị chậm trễ hoặc ngưng trệ. Việc "hỏi ý kiến tập thể" đa phần sẽ nhận được những ý kiến bàn ra làm nhụt chí lãnh đạo. Hầu hết những ý kiến bàn ra đó có nguồn gốc từ việc lợi ích riêng bị đụng chạm khi số liệu trở nên rõ ràng. Trong những trường hợp đó, sự quyết tâm của lãnh đạo bệnh viện và sự khéo léo của nhà cung cấp phần mềm sẽ giúp xử lý được vấn đề.

• Sự phản kháng của người dùng: Người dùng chưa từng sử dụng máy tính, nay bắt họ dùng máy tính thì họ sẽ lên tiếng phản đối. Ví dụ như bác sĩ nói rằng họ chỉ cần ghi tay lên tờ giấy là có thể kê đơn được một cách thoải mái. Nay bắt họ phải gõ máy tính làm mất nhiều thì giờ của bác sĩ một cách “vô ích”. Trong thực tế, sau một thời gian sử dụng máy tính, bác sĩ sẽ nhận thấy lợi ích mà phần mềm mang lại cho họ và họ sẽ lệ thuộc vào máy tính đến mức không có máy tính thì không làm việc. Việc chống cự này sẽ càng tăng thêm khi phần mềm nhiều lỗi, thiếu tính năng, thiếu tiện ích… làm cho người sử dụng phần mềm có thêm lý do để phản đối.

• Một nghiên cứu vào tháng 9/2016 tại Mỹ cho thấy rằng ⅔ số bác sĩ được phỏng vấn có ý định muốn bỏ việc vì không thể chịu đựng nỗi phần mềm. Họ mất quá nhiều thời gian cho việc nhập liệu chi tiết. Các chi tiết nhập liệu ràng buộc quá khắt khe gây nên các bức xúc.

Các vấn đề khi thay mới phần mềm QLBV

Sau một thời gian trải nghiệm phần mềm QLBV, phát sinh những vấn đề BV cần mà phần mềm không đáp ứng được, từ đó BV có nhu cầu thay đổi phần mềm mới. Quá trình thay đổi sẽ gặp những thuận lợi và khó khăn cần biết.

Thuận lợi:

• Bệnh viện đã trang bị sẵn hệ thống phần mạng, máy tính và các thiết bị ngoại vi. Việc bổ sung thêm thiết bị hoặc thay thế các máy tính cũ sẽ không tốn kém nhiều chi phí như trang bị mới từ đầu.

• Các nhân viên bệnh viện đã làm quen với CNTT y tế, đã biết cách sử dụng máy tính, biết quy trình hoạt động trên máy tính.

• Sự đồng thuận của lãnh đạo và nhân viên bệnh viện về các lợi ích mà CNTT mang lại cho hoạt động bệnh viện.

Khó khăn:

• Mỗi phần mềm có các giao diện, quy trình, cách nhập liệu riêng. Người dùng sẽ phải thay đổi thói quen nhập liệu. Đôi khi vì quen với cách nhập liệu cũ, người dùng đòi hỏi phần mềm mới phải có những tính năng như đã có ở phần mềm cũ. Cho đến khi người dùng sử dụng thành thạo hệ thống thì mới chấp nhận các tính năng mới. Sự thay đổi này tạo nên xung đột giữa người dùng và người triển khai hệ thống.

• Sự ngần ngại trong việc thay đổi hệ thống: vì bệnh viện đã phải đầu tư không ít tiền cho hệ thống cũ nên việc xóa bỏ phần mềm cũ là điều không dễ dàng. Điều này liên quan đến uy tín lãnh đạo, người ra quyết định đầu tư cho hệ thống phần mềm cũ, liên quan đến ngân sách bệnh viện và sự e ngại liệu rằng phần mềm mới có tốt hơn phần mềm cũ hay còn tệ hại hơn?

• Một số bộ phận nhân sự bệnh viện đang khai thác các lỗ hổng của phần mềm cũ để thu nhận lợi ích riêng, nay thay đổi phần mềm hoàn chỉnh hơn, lấp được các kẽ hở đó thì sẽ bị mất đi lợi ích vốn có, từ đó nảy sinh các thái độ chống đối sự thay đổi.

• Các bệnh viện thường đặt vấn đề “lấy lại” dữ liệu từ hệ thống cũ. Đây là một yêu cầu tương đối hóc búa cho nhà cung cấp phần mềm mới vì nhiều lý do. Nhà cung cấp phần mềm cũ thường không hợp tác chuyển giao cấu trúc dữ liệu cũ cho nhà cung cấp mới. Cấu trúc phần mềm cũ và phần mềm mới không tương hợp nhau. Dữ liệu cũ thường ít khi được sử dụng lại. Do đó nhà cung cấp phần mềm mới thường đề nghị giữ nguyên database cũ và dùng chính phần mềm cũ để lấy dữ liệu cần thiết về sau.

Nhằm khắc phục các khó khăn này, cần thiết phải có sự đồng cảm giữa các thành viên trong bệnh viện về sự thay đổi. Các buổi tiếp xúc giữa nhà cung cấp phần mềm và người dùng bệnh viện là cần thiết.

2. Thích nghi với những thay đổi

Khi trang bị phần mềm quản lý bệnh viện, hầu như mọi hoạt động của bệnh viện sẽ thay đổi theo.

• Thay đổi quan niệm về mới quan hệ thầy thuốc - bệnh nhân: Mối quan hệ thầy thuốc - bệnh nhân hiện nay là mối quan hệ giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Bệnh nhân là khách hàng (customer), thầy thuốc là nhà cung cấp dịch vụ (provider). Trong chăm sóc y tế thì bệnh nhân là chủ thể, “patient centric”. Mọi thành viên của bệnh viện hoạt động nhằm phục vụ cho bệnh nhân. Hồ sơ bệnh án là tài sản của bệnh nhân chứ không phải của bệnh viện. Do đó, những hồ sơ này có thể được chia sẻ cho các bệnh viện khác khi bệnh nhân có yêu cầu.

• Thay đổi về quy trình: một số quy trình như tiếp nhận và thu phí sẽ phải thay đổi. Trước khi có phần mềm, các bộ phận tiếp nhận được chia ra thành nhóm và có vai trò khác nhau tùy đối tượng bệnh nhân, có bàn tiếp nhận đối tượng BHYT, có bàn tiếp nhận BN cán bộ, có bản tiếp nhận dịch vụ... Sau khi có phần mềm, các quầy tiếp nhận này sẽ phải thực hiện các công việc như nhau. Điều này tạo bình đẳng trong công việc, không còn cảnh người làm không hết việc, người ngồi chơi game. Khi đó bệnh nhân có thể “tấp” vào bất cứ quầy thu phí nào gần nhất trong bệnh viện để đóng phí.

• Thay đổi cách phân bố đơn vị thu phí: Đối với các bệnh viện rộng lớn, việc tập trung đóng viện phí vào một vị trí nhất định nào đó sẽ gây khó khăn cho bệnh nhân. Do đặc tính mạng của hệ thống, bệnh viện có thể đặt các kios thu phí ở tất cả các tầng lầu hay từng khoa, trại để xử lý vấn đề viện phí cho bệnh nhân tại chỗ. Việc bệnh nhân đóng tạm ứng ở tầng 1, nhận hoàn ứng ở tầng 2 vẫn bảo đảm công tác thu viện phí không bị thất thoát hay lẫn lộn.

• Thay đổi công việc: bác sĩ lâm sàng và cận lâm sàng phải sử dụng máy tính để kê đơn và nhập kết quả cận lâm sàng. Việc sử dụng máy tính không thành thạo có thể làm các bác sĩ khó chịu lúc ban đầu nhưng sau đó sẽ quen dần và thích thú với việc kê đơn trên máy vi tính.

• Thay đổi sinh hoạt: sinh hoạt báo cáo giao ban sẽ trở nên ít ý nghĩa vì các số liệu được chuyển đến bàn giám đốc và các trưởng khoa ngay theo thời gian thực. Số liệu có sẵn từ máy tính sẽ giúp các khoa không mất công ghi chép số liệu báo cáo.

• Thay đổi chức năng công việc: Khi tiếp nhận bệnh nhân mới, nhân viên tiếp nhận vừa phải hỏi bệnh để hướng dẫn, vừa phải làm công việc thu phí. Một số đơn vị cứng nhắc, cho rằng nhân viên y tế không có nghiệp vụ tài chính nên không thể giao cho công việc thu phí. Điều này đúng khi không có phần mềm và không đúng khi bệnh viện đã trang bị hệ thống phần mềm. Với hệ thống phần mềm, mọi khoản thu chi đã được tự động hóa tính toán, nhân viên tiếp nhận chỉ làm công việc thu và chi theo con số mà phần mềm đã tính sẵn. Nhân viên thu phí chỉ nộp về phòng tài chính đúng số tiền mà mình thu được. Công việc này không đòi hỏi nhân viên tiếp nhận phải có nghiệp vụ về tài chính.

Nhiều bệnh viện khi trang bị phần mềm QLBV đã vấp phải sự phản kháng của nhân viên là bác sĩ, y tá vì bắt họ phải thay đổi thói quen làm việc rất nhiều. Tuy nhiên, sau một thời gian làm quen với phong cách mới, nhân viên bệnh viện cảm thấy giá trị hữu dụng của phần mềm trong công việc của họ và thậm chí sẽ không làm việc nếu không có phần mềm.

3. Các vấn đề thường gặp khi triển khai phần mềm

Việc triển khai phần mềm quản lý bệnh viện có thành công hay không, ngoài yếu tố có được phần mềm hoàn chỉnh còn phụ thuộc vào người sử dụng. Nhiều vấn đề xảy ra do người sử dụng sai cách.

1. Không chuẩn bị sẵn quy trình và dữ liệu ban đầu:

Việc triển khai phần mềm đòi hỏi phải có sẵn dữ liệu ban đầu và quy trình hoạt động. Các dữ liệu phải được khai báo đầy đủ chi tiết trong các tập tin excel để thuận tiện cho việc nạp vào hệ thống. Quy trình hoạt động cũng phải được thảo luận chặt chẽ để nhà cung cấp phần mềm (seller) cấu hình theo thực tế.

Khi đến thời gian triển khai, seller đã cài đặt xong phần mềm và chuẩn bị hướng dẫn sử dụng nhưng vì bệnh viện không cung cấp số liệu ban đầu như danh mục dịch vụ, danh mục thuốc, danh mục người dùng… và khôn đưa ra quy trình thì sẽ làm kéo dài thời gian triển khai. Việc thay đổi danh mục và thay đổi quy trình sẽ dẫn đến các rắc rối cho những ngày đầu triển khai đồng thời tạo ra một số lỗi dữ liệu. Hậu quả của tất cả mọi sự chậm trễ và số liệu sai sẽ đều bị quy cho seller.

Do đó, với một seller có kinh nghiệm thì sẽ bắt buộc bệnh viện cung cấp đầy đủ các bảng danh mục và quy trình trước khi bắt tay vào triển khai mặc dù thời gian cam kết triển khai đã quá hạn.

Sau khi triển khai, bệnh viện sẽ khám phá tính năng hệ thống và xem xét các biểu mẫu thống kê. Khi này, nhiều nhu cầu và sáng kiến mới sẽ bắt đầu phát sinh và bệnh viện sẽ yêu cầu seller cung cấp thêm các biểu mẫu thống kê mới hoặc thêm tính năng mới. Điều này sẽ làm tăng thời gian triển khai, tăng lao động cho lập trình viên, có khi yêu cầu phát sinh là vô tận. Do đó, hợp đồng giữa seller và bệnh viện sẽ phải có điều khoản buộc bệnh viện phải cung cấp tất cả các biểu mẫu thống kê và tính năng cần thiết vào phụ lục hợp đồng. Seller chỉ thực hiện theo những gì đã ghi trong hợp đồng còn những yêu cầu phát sinh sau một thời gian triển khai sẽ trở thành yêu cầu phát sinh có tính phí.

Bệnh viện cẩn hiểu rõ ràng buộc này để đưa ra hết yêu cầu cần thiết trước khi hợp đồng được ký.

2. Không sẵn sàng ứng dụng:

   1. Có bệnh viện mặc dù đã triển khai phần mềm rồi nhưng không có in trên giấy trắng vì ấn chỉ in sẵn còn nhiều.

   2. Phần mềm được cài đặt xong mà không có máy in hoặc có máy in mà không cấp giấy.

   3. Hệ thống mạng chập chờn. Mỗi khi có mưa gió thì không sử dụng được phần mềm.

   4. Hệ thống máy tính quá cũ kỹ khiến cho cộng việc bị chậm.

   5. Hệ thống máy chủ yếu, không đạt yêu cầu hoặc chỉ đạt yêu cầu lúc ban đầu. Về sau, khi dung lượng dữ liệu tăng cao thì máy chủ không hoạt động nổi, gây treo hệ thống.

3. Sử dụng sai:

   1. Nhập liệu ẩu, thiếu chính xác.

   2. Nhân viên tiếp nhận không sử dụng mã số bệnh nhân mà tự nhập mới gây tình trạng một bệnh nhân mà có nhiều mã bệnh nhân khác nhau.

4. Lợi dụng sơ hở:

   1. Bác sĩ không tự tay nhập nội dung đơn thuốc mà nhờ y tá hay thư ký y khoa nhập liệu giúp. Y tá cố tình nhập số lượng thuốc nhiều hơn số bác sĩ thực kê hoặc chèn thêm một tên thuốc khác.

   2. Nhân viên thu phí nhận tiền của bệnh nhân và in chứng từ, sau đó nhân viên thu phí xóa chứng từ đã in.

   3. Về nguyên tắc, bác sĩ chuyển bệnh nhân lên tuyến trên thì không kê đơn thuốc. Thế nhưng BS vừa chuyển bệnh nhân, vừa kê đơn thuốc để lấy thuốc đã kê.

5. Cố ý phá hoại:

   1. Người phụ trách cung cấp dữ liệu ban đầu cố ý đưa ra danh sách dịch vụ và danh sách thuốc một cách sai lệch, không đầy đủ khiến cho việc nhập liệu, tính toán gặp khó khăn.

   2. Bác sĩ sau khi kê đơn thuốc rồi, bệnh nhân mang đơn thuốc đi để lãnh thuốc. Trong khi đó bác sĩ sửa nội dung đơn thuốc khiến cho nội dung thuốc trên máy tính khác với nội dung trong đơn thuốc.

4. Các câu hỏi thường gặp

   • Phần mềm có giúp cảnh báo tương tác thuốc? phần mềm muốn có chức năng cảnh báo tương tác thuốc thì cần phải có cơ sở dữ liệu về tương tác thuốc được cập nhật theo thời gian. Điều này không khả thi nếu nhà cung cấp phần mềm không có kiến thức chuyên môn và bộ phận chuyên trách cập nhật dữ liệu. Mặt khác, các cảnh báo chỉ mang tính hỗ trợ chứ không thay thế được kiến thức của thầy thuốc. Bác sĩ phải tự mình trang bị kiến thức cho việc này.

   • BS bận rộn, không thể nhập liệu: phần mềm phải có các tiện ích giúp bác sĩ nhập liệu nhanh như sổ tay gõ tắt, template, autocomplete, refill đơn thuốc… Ngoài ra còn phải có các bố trí, phân công nhập liệu hợp lý giúp bác sĩ “nhẹ gánh” khi nhập liệu vào bệnh án điện tử.

   • Liệu bệnh án điện tử có được chấp nhận về mặt pháp lý? Bộ y tế đang khuyến khích các bệnh viện sử dụng bệnh án điện tử.

   • Hồ sơ bệnh án là tài sản của bệnh nhân hay của bệnh viện? Theo quan điểm trước đây thì hồ sơ bệnh án là sở hữu của bệnh viện. Tất cả các bệnh án đều được lưu vào kho một cách có trật tự, nhằm phục vụ cho các công tác nghiên cứu khoa học và pháp lý. Tuy nhiên, ngày nay với quan điểm Patient Centric, lấy người bệnh làm trung tâm thì chính bệnh nhân là người chủ củ bộ hộ sơ, bệnh án của mình. Chi phí chụp chiếu, xét nghiệm… và kể cả những ghi chép của bác sĩ đã được bệnh nhân trả phí. Bệnh nhân đươc quyền mang tài liệu sức khỏe của mình cho nhà cung cấp dịch vụ khác tham khảo hoặc xử lý. Việc bệnh viện giữ lại hồ sơ bệnh án của bệnh nhân khi xuất viện và chỉ giao cho bệnh nhân một tờ giấy xuất viện là không hợp lý. Ngày nay với phương tiện điện tử, việc sao chép và chuyển gửi hồ sơ bệnh án trở nên dễ dàng, do đó cả bệnh viện và bệnh nhân đều có thể sở hữu các tài liệu đó để phục vụ cho mục đích riêng của mình.

5. Chuẩn bị nhân tố con người cho hệ thống.

Việc vận hành một hệ thống phần mềm đòi hỏi phải có các nhân sự tương ứng.

• Nhân viên IT.

• Người sử dụng phần mềm.

• Người phân tích số liệu.

Nhân viên IT là người chịu trách nhiệm duy trì hoạt động mạng, bảo đảm cho mạng được hoạt động thường xuyên, liên tục 24/24. Nếu bệnh viện hoạt động liên tục thì cần phải có tối thiểu 2 nhân viên thay phiên nhau trực gác, xử lý các vấn đề cần thiết xảy ra. Nhân viên IT có thể kiêm nhiệm công tác quản lý hệ thống phần cứng và giao tiếp với nhà cung cấp phần mềm để nêu yêu cầu của bệnh viện. Nhân viên IT có thể nắm tính năng phần mềm để hướng dẫn sử dụng phần mềm cho nhân viên mới. Nhân viên IT giỏi có thể trích xuất dữ liệu từ hệ thống cho bác sĩ phân tích dữ liệu. Một nhân viên IT tốt có thể tư vấn cho lãnh đạo nên đầu tư gì và yêu cầu làm thêm tính năng gì cho phần mềm đáp ứng được hoạt động thực tế của bệnh viện.

Người sử dụng phần mềm: phần lớn là các y tá và bác sĩ làm việc trực tiếp trên máy tính. User cần có kỹ năng gõ chữ tiếng Việt là đủ. Các nhân viên lớn tuổi có thể gặp khó khăn ban đầu khi tiếp xúc với máy tính, nhưng sau một thời gian sẽ quen dần. Nhân viên sử dụng máy tính cần được biết rằng việc sử dụng máy tính trong công việc sẽ mang lại nhiều lợi ích cho chính bản thân họ. Bác sĩ dùng máy tính sẽ kê đơn nhanh, chính xác và in ra đơn thuốc đẹp. Bác sĩ cũng xem được toàn bộ quá trình khám chữa bệnh của bệnh nhân mà bệnh án giấy không giúp được. Y tá nhập liệu thuốc có thể nhờ máy tính lập nhanh một bảng tổng hợp thuốc, chuyển yêu cầu phát thuốc đến các kho thuốc và nhận thuốc về phát cho bệnh nhân một cách tự động. Nhân viên thống kê sẽ rất “khỏe” vì các biểu mẫu thống kê số liệu đã được soạn thảo sẵn.

Người phân tích dữ liệu: Bộ phận kế hoạch tổng hợp từ trước đến nay có chức năng thu thập dữ liệu và làm báo cáo tổng hợp. Tuy nhiên, sau khi trang bị hệ thống phần mềm, các số liệu đã tự động tích hợp thành các báo cáo theo yêu cầu. Công việc cùa phòng KHTH giờ đây không còn là đi thu thập số liệu nữa mà là phân tích số liệu có sẵn trong hệ thống.

6. Mối quan hệ giữa bệnh viện với nhà cung cấp phần mềm

Liên hệ trước triển khai:

Nếu bệnh viện đã có kiến thức về CNTT y tế, hiểu rõ nhu cầu của mình thì nên lập ra một tài liệu chi tiết các yêu cầu của mình, mời nhà thầu nào đáp ứng được 90% yêu cầu đó để thương thảo thực hiện. Điều quan trọng là phần mềm phải có sẵn các tính năng cần có.

Nếu bệnh viện chưa biết gì về CNTT y tế, chưa hiểu rõ nhu cầu của mình cần gì thì nhất thiết phải mời nhà tư vấn có uy tín. Điều này cực kỳ quan trọng. Nhà tư vấn ở đây không phải là tư vấn thủ tục hành chính hay lập hồ sơ thầu mà là tư vấn chuyên môn CNTT y tế. Nhà tư vấn phải có kiến thức trong 3 lĩnh vực: y tế lâm sàng, y tế quản lý và CNTT. Nhà tư vấn phải hiểu rõ về nhu cầu của bệnh viện và đưa ra các yêu cầu cụ thể phải có của một phần mềm, yêu cầu công ty phần mềm đáp ứng đủ.

Nếu nhà tư vấn đồng thời là nhà cung cấp phần mềm thì hai bên phải có sự hợp đồng chặt chẽ với nhau.

Nhà cung cấp phải hiểu rằng mỗi bệnh viện có nhu cầu đặc trưng, không giống với phần mềm cài cho các bệnh viện khác. Việc chỉnh sửa, thêm tính năng cho phần mềm là cần thiết.

Đối với nhà cung cấp lão luyện, bệnh viện phải nghe lời tư vấn, thay đổi quy trình, thay đổi trật tự bố trí nhân sự, thay đổi cung cách làm việc để khi vận hành hệ thống sẽ đạt hiệu quả cao nhất. Nhiều trường hợp đã áp phần mềm vào bệnh viện rồi nhưng vẫn giữ cách bố trí hay tổ chức như cũ thì sẽ không đạt được hiệu quả mong muốn, thậm chí là gây ra thêm nhiều phiền phức.

Liên hệ sau triển khai:

Việc mua bán phần mềm QLBV giữa nhà cung cấp và bệnh viện không phải là giao dịch mua đứt bán đoạn như mua một chiếc xe ô tô. 

Trong quá trình hoạt động và phát triển, bệnh viện phát sinh những thay đổi thực tế như là mở rộng quy mô bệnh viện, mua thêm thiết bị xét nghiệm mới, tạo thêm dịch vụ mới, thay đổi biểu mẫu báo cáo, thay đổi chính sách y tế và BHYT… đòi hỏi phải nâng cấp, thay đổi tính năng phần mềm thường xuyên. 

Ngoài ra, sau một thời gian hoạt động, dữ liệu phần mềm càng ngày càng phình to gây ra tình trạng trì trệ hệ thống, đòi hỏi phải có giải pháp cắt giảm dữ liệu để cải thiện hoạt động của phần mềm.

Bệnh viện cũng sẽ có nhu cầu khai thác dữ liệu cho thống kê, cho nghiên cứu khoa học. Nhà cung cấp phần mềm có khả năng giúp bệnh viện trích xuất dữ liệu cần thiết theo yêu cầu.

Do đó, mối quan hệ giữa bệnh viện và nhà cung cấp là mối quan hệ lâu dài, xuyên suốt. Bệnh viện cần phải lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng được các yêu cầu mang tính lâu dài đó và có mối quan hệ tốt với nhà cung cấp để được cung cấp dịch vụ hậu mãi và nâng cấp hệ thống đúng thời điểm cần thiết.

7. Hiệu chỉnh tính năng phần mềm

Mặc dù phần mềm đã có đầy đủ tính năng cần thiết, hầu hết các bệnh viện đều đưa ra các yêu cầu riêng đòi hỏi nhà cung cấp phải đáp ứng.

• Yêu cầu về quy trình

• Yêu cầu về tính năng

• Yêu cầu về truy xuất báo cáo

Yêu cầu về quy trình:

Mỗi bệnh viện có một quy trình hoạt động khác nhau. Có bệnh viện yêu cầu đóng tạm ứng viện phí trước khi nhập viện, bệnh viện khác thì không. Có bệnh viện yêu cầu bệnh nhân phải thông qua khâu tiếp nhận, khám bệnh bệnh trước khi chỉ định dịch vụ, bệnh viện khác thì không. Có bệnh viện cho phép bác sĩ kết thúc một đợt khám và in phiếu thanh toán, bệnh viện khác thì phải thanh toán tại khâu kiểm tra BHYT… Những quy trình này được đưa vào option chọn lựa quy trình. Các nhà cung cấp phần mềm chuyên nghiệp đã từng trải qua nhiều yêu cầu khác nhau này sẽ cung cấp đúng quy trình theo yêu cầu một cách nhanh chóng. Nhà cung cấp không chuyên nghiệp phải mất thời gian để khảo sát lại quy trình và lập trình theo yêu cầu mới.

Công việc khám chữa bệnh phải trải qua nhiều quy trình khác nhau và mỗi quy trình cần được làm rõ ngay từ ban đầu. 

Có nhiều giải pháp để triển khai: bệnh viện triển khai theo quy trình sẵn có của phần mềm, sau đó phần mềm được lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu. Hoặc phần mềm sẽ được chỉnh sửa theo yêu cầu trước, sau khi hoàn chỉnh rồi mới cho triển khai thực tế. Cách thứ nhất sẽ giúp bệnh viện tiết kiệm được thời gian.

Yêu cầu về tính năng:

Trong quá trình sử dụng phần mềm, các bác sĩ và người sử dụng thường đưa ra sáng kiến mới, yêu cầu mới nhằm giúp bác sĩ sử dụng phần mềm một cách dễ dàng hơn, thuận tiện hơn. Các yêu cầu này giúp cho phần mềm phát triển thêm tính năng.

Ví dụ: bác sĩ yêu cầu khi gõ tên thuốc thì đồng thời hiển thị luôn thành phần hoạt chất của thuốc hoặc các thuốc thay thế khác.

Yêu cầu về truy xuất báo cáo:

Các mẫu báo cáo được thiết kế theo đúng mẫu của cơ quan quản lý. Tuy nhiên, các mẫu chuẩn này chưa hoàn toàn chuẩn mà có thể biểu hiện những thiếu khuyết hoặc bất hợp lý. Vì vậy, nhà cung cấp phải lập trình thêm các tính năng bổ sung cần thiết cho các báo cáo, thống kê theo yêu cầu của bệnh viện.

Những yêu cầu này thường là bất tận, không có ngày kết thúc. Do đó, giữa bệnh viện và nhà cung cấp cần có những giao kèo để giới hạn phạm vi yêu cầu về mặt thời gian. Những yêu cầu sau một khoản thời gian hạn định sẽ được tính như chi phí phát sinh.

8. Chuẩn bị hệ thống mạng máy tính

Mạng máy tính là nền tảng thiết yếu để chạy hệ thống mạng. Hệ thống mạng máy tính cơ bản bao gồm:

• Máy chủ: 1-2 chiếc, tùy quy mô bệnh viện. Hệ thống máy chủ cần bảo đảm đủ công suất cho hoạt động bệnh viện trong lúc cao điểm và hoạt động lâu dài.

  • Bộ vi xử lý phải có khả năng xử lý một khối lượng công việc lớn và phức tạp.

  • Bộ nhớ lưu trữ phải có tốc độ xử lý công việc nhanh. Qua kinh nghiệm triển khai và theo dõi hoạt động của máy chủ sau 3-5 năm thì thấy rằng ổ cứng SSD giúp hoạt động của hệ thống chạy mượt hơn HHD.

• Máy trạm: mỗi vị trí công tác cần có một máy trạm. 

  • Đối với các phần mềm Winform thì bệnh viện phải đối đầu với các vấn đề của máy trạm. Thứ nhất, do tài nguyên phần mềm chạy trên máy trạm nên đòi hỏi cấu hình cao, đắt tiền. Thứ hai là vấn đề bản quyền Windows cho các máy trạm. Hiện nay các bệnh viện đang sử dụng máy trạm có cài hệ điều hành Windows sẽ phải đối mặt với phí bản quyền không nhỏ. 

  • Nếu sử dụng phần mềm web hay iCloud thì máy trạm không cần đến cấu hình cao hay bản quyền Windows. Có thể dùng các loại máy tính bảng, hệ điều hành Linux (Ubuntu), Android để chạy mà không tốn tiền bản quyền.

• Hệ thống mạng:

  • Mạng hữu tuyến: có dây, kết nối từ máy chủ đến các máy trạm. Tùy tính phức tạp của hệ thống mạng mà cần đến các cầu nối Hub, Swich khác nhau. Mạng có dây có thể dùng các loại cáp khác nhau tùy quy mô bệnh viện. Ở các bệnh viện có trang bị hệ thống PACS, cần truyền dữ liệu hình ảnh lớn thì cần phải có cáp quang.

  • Mạng vô tuyến: dùng các trạm phát wifi để phát đến các máy trạm.

• Đối với phần mềm Cloud thì không cần phải trang bị máy chủ. Tất cả nội dung phần mềm và dữ liệu được lưu tại hệ thống Cloud. Bệnh viện chỉ phải kết nối các máy trạm vào mạng internet để sử dụng.

Lời khuyên cho các bệnh viện trang bị hệ thống phần mềm mới về sau là sử dụng phần mềm Cloud để chạy hệ thống vừa hiệu quả, vừa tiết kiệm chi phí.

Hiện nay các ứng dụng Cloud cho quản lý bệnh viện chưa phổ biến nên không có nhiều chọn lựa cho bệnh viện. Trong tương lai gần ứng dụng cloud sẽ phát triển mạnh.

Tham khảo:

https://www.healthdatamanagement.com/opinion/how-the-cloud-can-break-down-silos-within-hospitals?brief=00000157-c311-d2b6-af57-cb9929c60000 

9. Chuẩn bị hệ thống dự phòng và lưu trữ

Khi sử dụng hệ thống phần mềm mạng nội bộ nhiều rủi ro có thể xảy ra đối với phần cứng, phần mềm và dữ liệu.

Đối với phần cứng: mọi thứ có thể bị hư hỏng: máy chủ, dây mạng, đầu cắm, máy trạm, thiết bị ngoại vi… Máy chủ có thể bị sét đánh, hư ổ cứng, đứt dây mạng, hư RAM, cháy bộ cấp nguồn... Bệnh viện cần có hệ thống máy chủ dự phòng hoặc chí ít là hệ thống ổ cứng kép để chạy song song. Máy chủ phải được bảo quản trong phòng lạnh, thường xuyên vệ sinh, hút bụi bặm. Có bệnh viện gặp tình trạng tín hiệu chập chờn hoặc mất tín hiệu. Tìm hiểu kỹ thì phát hiện dây mạng bị… chuột cắn.

Đối với phần mềm: 

• Phần mềm hệ thống như Windows server, SQL server, Oracle… đòi hỏi phải có bản quyền. Các phần mềm sử dụng không có bản quyền có thể gây ra các rủi ro. Do đó, các phần mềm hệ thống cần mua licence để được cập nhật bản vá lỗi. 

• Phần mềm nội bộ quản lý bệnh viện có thể lập trình sai, ngừng hoạt động. BV cần đóng phí bảo trì để update phần mềm và sửa lỗi ngay khi cần thiết.

Đối với cơ sở dữ liệu: dữ liệu có thể bị đánh cắp, mất dữ liệu do hư phần cứng, hư ổ đĩa. Do đó, cần cơ chế sao lưu dữ liệu ở nhiều thiết bị lưu trữ khác nhau như ổ cứng song song, lưu vào đám mây, lưu tại máy chủ ở địa phương khác.

10. Các phương tiện, phụ kiện công nghệ thông tin

Ngoài phần mềm quản lý bệnh viện là yêu cầu cốt lõi, bệnh viện có thể trang bị thêm các phương tiện, thiết bị ngoại vi khác. Các thiết bị ngoại vi ngày bao gồm:

• Đầu đọc mã vạch, thẻ từ.

• Máy in mã vạch, in thẻ từ.

• Vòng đeo tay bệnh nhân.

• COW (Computer On Wheel), máy tính đặt trên xe đẩy.

• RFDI.

• Bảng số thứ tự khám bệnh.

• Bảng hiển thị danh sách bệnh nhân chờ khám, chờ phát thuốc.

Hệ thống gọi y tá.

 

Đầu đọc mã vạch và máy in mã vạch: 

Việc nhập liệu bằng tay các chữ số mã bệnh nhân hoặc mã BHYT có thể nhầm lẫn và mất thời gian, gây stress cho người nhập liệu. Mã vạch đơn giản chỉ là dãy số ID của bệnh nhân được hiển thị dưới dạng vạch. Dùng đèn để đọc mã vạch giúp lấy mã số chính xác tuyệt đối, nhanh gọn lẹ. Nếu bệnh viện không đủ kinh phí để trang bị cho tất cả các máy tính trong hệ thống thì ít nhất trang bị cho các vị trí tiếp nhận, viện phí và dược. Mã vạch có thể in trên giấy hoặc trên thẻ nhựa.

Thẻ từ: chức năng tương tự mã vạch, dùng để nhận dạng khách hàng, tuy nhiên được ghi tín hiệu dưới dạng băng từ (như băng cassette). Thẻ từ có thể tái sử dụng cho nhiều BN khác nhau, thường dùng cho khách sạn. Tuy nhiên, thẻ từ không phù hợp cho bệnh nhân vì không thể hiện được tên bệnh nhân, mã số bệnh nhân trên thẻ.

Vòng đeo tay bệnh nhân (wristband): là vòng giấy có in mã vạch để y tá đối chiếu với bệnh nhân khi phát thuốc, chống nhầm lẫn.

Bộ xếp hàng: thường thấy ở các ngân hàng. Mỗi khách hàng đến giao dịch sẽ rút số từ máy in số thứ tự và ngồi chờ. Khi quầy giao dịch nào trống sẽ nhấn nút để khách hàng có số thứ tự kế tiếp đến quầy giao dịch. Việc ứng dụng bộ xếp hàng này chỉ áp dụng đúng cho khách hàng đến phòng khám, nhưng không áp dụng được cho bệnh nhân khi quay lại bác sĩ sau khi có kết quả cận lâm sàng.

RFID: Là thiết bị phát và nhận sóng Radio. Thiết bị phát Transponder có thể rất nhỏ, kẹp trong ruột một chiếc thẻ nhựa hoặc trong một vòng đeo tay (wristband). RFID có cảm ứng khi đi ngang qua thiết bị nhận sóng (Antena). Ứng dụng tính năng này cho các bệnh viện tâm thần, nhà hộ sinh để kiểm soát bệnh nhân di chuyển ra khỏi bệnh viện nhằm chống tình trạng bệnh nhân trốn viện hoặc trẻ sơ sinh bị bắt cóc.

COW: Computer On Wheel, máy tính trên xe đẩy. Một số công việc trong bệnh viện cần đến xe đẩy như phát thuốc, siêu âm di động, chụp x quang di động… Trên xe đẩy này được lắp một chiếc máy tính hoặc laptop để thuận tiện cho việc nhập liệu, kiểm soát công việc.

Ngày nay đã có máy tính bảng (tablet) rất thuận tiện, thay thế cho “con bò” này. Y tá hoặc bác sĩ có thể bọc trong túi áo một chiếc máy tính bảng cỡ bằng 2 bàn tay. Máy tính bảng này có khả năng kết nối không dây với hệ thống chung.

KIOS: là các trạm máy tính để khách hàng tự thao tác cho các công việc tự làm được như: đăng ký khám, xem kết quả xét nghiệm, kiểm tra quy trình khám, tìm người thân…

APP: các application được thiết kế cho Smart phone. Người dùng smart phone có thể dùng app để đăng ký khám, xem tình trạng bệnh… tương tự như Kios. 

11. Các phần mềm ứng dụng

Ngoài phần mềm quản lý bệnh viện (được xếp loại phần mềm nội bộ) là một tổng thể liên hoàn các giao diện nhập liệu và thống kê số liệu, còn có rất nhiều các phần mềm ứng dụng, ví dụ: phần mềm đo điện tim, phần mềm đo loãng xương, phần mềm siêu âm, phần mềm phân tích hình ảnh DICOM… Nhiều phần mềm nhỏ lẻ được lập trình để hỗ trợ sức khỏe người bệnh như đo nồng độ O2, CO2, phần mềm đo mạch, huyết áp… Các phần mềm này được ký gửi vào kho phần mềm của các hãng điện thoại di động Apple hoặc Android, miễn phí hoặc có phí. Vào các kho application của điện thoại di động, search cụm từ “medical application” sẽ tìm được nhiều phần mềm trong mảng này để chọn lựa.

Một số phần mềm dùng để tra cứu thuật ngữ y khoa, tra cứu thuốc hoặc ý nghĩa của các xét nghiệm.

Một số thiết bị đo điện tim, đo chức năng hô hấp cũng tạo ra cơ chế truyền dữ liệu bằng sóng wifi, bluetooth, RDFI... ghi chép dữ liệu đó vào trung tâm dữ liệu.

Các phần mềm này có thể được kết nối vào hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện để nạp dữ liệu bệnh nhân vào bệnh án điện tử, hoặc để giúp bác sĩ tra cứu thông tin.